5 façons de nettoyer votre e-fouillis

Protégez vos fichiers électroniques avec ces astuces simples

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Vous avez décidé de convertir tous ces fichiers papier - reçus, déclarations de revenus, documents d'assurance, etc. - en versions numériques. C'est un choix judicieux qui vous aidera à protéger vos fichiers des catastrophes liées aux conditions météorologiques, mais aussi à économiser de l'espace, à passer au vert et à garder vos fichiers à portée de main même lorsque vous n'êtes pas chez vous (le cloud n'est-il pas étonnant!).

Une fois que vous avez numérisé et déchiqueté vos vieux papiers, jeté le classeur et poussé un soupir de soulagement, vous pensez peut-être que vous avez terminé, n'est-ce pas? Pas tout à fait. Vos fichiers électroniques volumineux ne sont peut-être pas aussi disgracieux que des piles de papier précaires, mais cela ne signifie pas pour autant qu'ils sont à l'abri de tout encombrement. Créez un bureau ordonné et implémentez un certain contrôle du cloud grâce aux conseils de Joshua Zerkel, organisateur professionnel certifié chez Evernote:

1. Organisez pour votre cerveau.
Lorsque vous recherchez un document, pensez-vous d'abord à quelle catégorie il appartient? Ou vous concentrez-vous sur le moment où vous l'avez peut-être classé? Votre réponse vous indiquera comment mettre en place le système d’organisation qui servira le mieux votre processus de réflexion. Si vous êtes un penseur catégorique, créez des conteneurs distincts pour des sujets généraux. si votre esprit se déplace de manière chronologique, organisez les dossiers par année.

2. Soyez descriptif avec vos noms de fichiers.
Si vous êtes trop vague, vous risquez de perdre du temps à ouvrir des fichiers pour voir exactement ce qu'il contient. Vous devez inclure un récapitulatif du contenu, ainsi que la date et le nom du fournisseur, explique Zerkel. Ainsi, au lieu de "Assurances", pensez au "Régime d’assurance des propriétaires de ferme State Farm 2015."

3. Gardez les choses visibles.
Une erreur majeure que Zerkel voit que les gens commettent: ils parcourent une interminable chaîne de dossiers et de fichiers pour trouver ce qu'ils recherchent. Idéalement, gardez tous vos dossiers principaux visibles afin que vous puissiez jeter un coup d'œil à une seule fenêtre - pensez à 25 éléments ou moins.

4. Éliminer les sous-dossiers inutiles.
La création de dossiers dans des dossiers à l'intérieur de dossiers peut sembler méticuleuse, mais elle ne cache que les informations que vous recherchez. «Limitez-vous à quelques couches de sous-dossiers, explique Zerkel, et éliminez tout élément ne contenant qu'un ou deux fichiers.

5. Faites des raccourcis pour vous-même.
Le fait de garder les raccourcis sur votre bureau pour les projets actifs vous fait gagner du temps, car vous pourrez les atteindre facilement. Une fois que vous avez terminé votre projet - par exemple, en produisant la déclaration de revenus de cette année ou en finissant le remodelage de la cuisine - vous pouvez simplement supprimer le raccourci.