Faites plus vite!

Vous avez entendu la complainte: il n'y a tout simplement pas assez d'heures dans la journée. Peut-être que vous ressentez cela. Plutôt que de faire frire votre cerveau et vos nerfs en travaillant encore plus d'heures, les professionnels de la productivité et les chercheurs disent que vous pouvez prendre des mesures pour devenir plus efficace dans le temps que vous passez sur des tâches, professionnelles ou personnelles. En voici quelques uns.

Éliminez l'encombrement. Beaucoup de gens sont désorganisés, submergés de fouillis, explique Peggy Duncan, experte, coach et auteure en productivité personnelle basée à Atlanta. «Ils ne trouvent pas ce dont ils ont besoin, en particulier sur leurs ordinateurs. Les gens font des choses pendant des années sans regarder comment ils les font. »

Elle demande aux clients d'évaluer comment ils passent leur temps en conservant un journal de temps pendant plusieurs jours dans lequel ils enregistrent ce qu'ils font pendant la journée, l'importance de chaque tâche et les interruptions qui les gênent.

«Ensuite, vous avez une idée claire de tous vos pertes de temps», dit Duncan. Une fois que vous le faites, ajoute-t-elle, vous pouvez penser plus clairement et hiérarchiser les tâches qui doivent être effectuées en premier.

Sors de ta tête. Les visionnaires et les entrepreneurs ont souvent une grande idée mais aucun plan pour y arriver, dit David Allen, auteur du best-seller Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity

et un expert en productivité basé en Californie. Le problème: «La plupart des gens ne le décomposent pas à la prochaine action physique unique qu'ils doivent entreprendre. Pour la plupart, les gens ont une longueur d'avance sur eux-mêmes.

"La plupart des gens ne savent pas comment s'orienter", poursuit Allen. «Votre cerveau essaie d'effectuer plusieurs tâches et ne peut tout simplement pas le faire. Si vous gardez simplement les choses dans votre tête, vous serez conduit par la dernière chose ou la chose la plus forte dans votre tête. Définissez le résultat que vous recherchez. Quelle est la prochaine action que vous devez prendre pour déplacer l'aiguille vers cela? »Et puis la suivante et la suivante jusqu'à ce que vous ayez une carte vers votre objectif.

Faites une liste de contrôle. Nous remettons souvent à plus tard quelque chose de particulièrement décourageant. Encore une fois, compilez une liste d'étapes dont vous avez besoin pour terminer le travail, mais pour vous motiver, barrez chaque étape au fur et à mesure, même si ce n'est qu'une petite chose pour vous faire avancer, dit Duncan. Avec chaque élément coché, la tâche devient plus petite et plus facile à gérer.

"Vos meilleurs jours sont des jours où vous faites un peu de choses qui ont un impact sur des choses plus grandes", ajoute Allen.

Développer une boîte à outils. «Tout le travail que je dois faire, tous les engagements que j'ai, je les ai externalisés afin que je puisse les consulter rapidement et décider si je veux en faire», déclare Allen. Pour éviter cela, Allen utilise tout, de la prise de notes et la conservation d'un panier physique aux outils numériques tels que le réveil parlant. Il recommande aux clients d'expérimenter diverses aides numériques telles que Microsoft Outlook, IBM Notes et iPhone Reminders, pour n'en nommer que quelques-unes.

Évaluez les avantages et les inconvénients. La plupart d'entre nous ont entre 30 et 100 projets que nous devons aborder à tout moment, dit Allen, du banal au capital. Selon lui, ce sont des choses qui nécessitent plus d'une étape pour terminer, que ce soit pour acheter une assurance automobile ou pour réduire les coûts dans votre entreprise.

«Une chose importante que tout le monde doit se demander est: quelle est la valeur si je fais cette chose et quel est le risque si je ne le fais pas? »Dit Allen. «Cela aide les gens à recadrer leur tête. Je déteste faire mes impôts. Génial. Si je ne le fais pas, que va-t-il se passer? "

Oubliez les distractions. Vous pensez peut-être que vous êtes un maître du multitâche, à l'abri des distractions. Il y a de fortes chances que vous vous trompiez. De nombreuses recherches révèlent que nous accomplissons plus en faisant moins. Des chercheurs de l'Université de Stanford, par exemple, ont soumis 100 étudiants à une série de trois tests multitâches et ont conclu que les multitâches lourdes étaient moins performantes que les multitâches légères. Les premiers étaient des "drageons de non-pertinence", a déclaré l'un des chercheurs. "Tout les distrait."

Si votre ordinateur vous avertit de manière audible à chaque nouvel e-mail, désactivez le son, conseille Duncan. Faites taire votre téléphone portable. «Les gens ont cette mentalité d'urgence 911. Ensuite, ils sont distraits et se lancent dans autre chose. Concentrez-vous sur une seule chose et terminez-la ou atteignez un bon point d'arrêt »avant de parcourir les e-mails, les médias sociaux et les messages vocaux, dit-elle.

Moins est plus. Le professeur de psychologie de l'Université d'État de Floride K.Anders Ericsson et ses collègues universitaires ont étudié les musiciens, les acteurs, les athlètes et les joueurs d'échecs et ont constaté que travailler dans des segments de 90 minutes très ciblés, suivis de pauses substantielles, d'un épuisement mental réduit et d'une productivité maximisée. En outre, selon Ericsson, les «interprètes d'élite» dans divers domaines ne passent généralement pas plus de quatre à cinq heures par jour dans le domaine de leur choix.

«Lorsque les gens sont des interprètes experts, ils semblent être entièrement concentrés sur la nécessité de se concentrer», explique Ericsson. «Vous devez vous rythme. Il y a un besoin ici d'avoir fondamentalement une chance de se détendre. »En d'autres termes, évitez l'épuisement professionnel.

C'est l'une des maximes de The Energy Project, une société de conseil fondée par l'auteur et ancien journaliste Tony Schwartz, dont les clients incluent Google, Coca-Cola et le Los Angeles Police Department. «Nous ne sommes pas censés courir à grande vitesse, en continu, pendant de longues périodes», affirme la société.

Repos assuré. Quelle que soit votre organisation, vos efforts pour être plus productifs peuvent être vains si vous êtes constamment fatigué. Beaucoup d'entre nous le sont. Une enquête réalisée en 2011 par des chercheurs de la Harvard Medical School et d'autres a estimé que l'insomnie est un drain annuel de 63 milliards de dollars sur l'économie américaine en raison de la perte de productivité.

Et une étude du Brigham and Women's Hospital de Boston a révélé que les participants qui étaient limités à une moyenne de 5, 6 heures de sommeil par nuit prenaient plus de temps pour effectuer des tâches telles que trouver des informations rapidement et avec précision sur des écrans d'ordinateur que lorsqu'ils avaient un sommeil suffisant. Leur vitesse diminuait progressivement à chaque semaine de fatigue successive.

Les besoins en sommeil varient, mais la plupart des adultes ont besoin de sept à neuf heures, selon la National Sleep Foundation. Dormir suffisamment la nuit est idéal, mais la sieste est un autre moyen d'atténuer les déficits de sommeil. De nombreuses études ont montré que la sieste améliore la mémoire, l'apprentissage et la pensée créative.

Les experts du sommeil disent qu'une sieste de 20 à 30 minutes est idéale. Une étude des contrôleurs de la circulation aérienne a révélé que ceux qui dormaient en moyenne 18 minutes au cours d'une sieste de 40 minutes réussissaient mieux les tests mesurant la vigilance et le temps de réaction. D'autres recherches montrent que des siestes plus longues produisent encore plus d'avantages. Mais les siestes longues ne sont souvent pas réalisables pour les personnes occupées, et elles peuvent produire plus d'étourdissements après le sommeil et perturber le sommeil nocturne.

Pour réussir la sieste, maintenez la température ambiante confortable. Limitez le filtrage du bruit et de la lumière. Ne répétez pas tard dans la journée.

David Allen fait partie des défenseurs de la sieste. «Je vais faire une sieste après vous avoir parlé. C'est mieux qu'une tasse de café. »