7 façons de libérer 25 heures supplémentaires par semaine

Voici quelque chose que je demande à tous mes clients PDG de faire:

1. Choisissez votre jour le plus occupé de la semaine. ( Pour la plupart, c'est lundi. )
2. Notez tout ce que vous faites ce jour-là - à la minute près - sur une seule feuille de papier. ( Si vous avez passé trois minutes à manger un muffin et 17 minutes à regarder un pigeon dehors, notez-le. )
3. Faxez-moi une copie de cette ventilation minute par minute et discutons.

J'ai travaillé avec des centaines de PDG du monde entier, et vous savez ce qu'ils ont tous en commun lorsqu'ils ont terminé cet exercice? Les jours les plus occupés au bureau, ils passent jusqu'à 50% de leur journée par courrier électronique!

J'ai été choqué lorsque j'ai remarqué ce schéma pour la première fois. Nous parlons de dirigeants hautement qualifiés et bien formés qui passent la majorité de leur temps à envoyer des courriers électroniques ( une compétence de bas niveau ) les jours où leurs capacités uniques sont le plus nécessaires.

Parlez d'inefficace.

Bien que ce soit une tendance surprenante, je ne croyais pas vraiment qu'il s'agissait d'une épidémie avant de lire un récent sondage publié par Reuters qui disait que le travailleur moyen passait jusqu'à 6, 3 heures par jour par e-mail .

Ceci est un sérieux problème.

Trop de gens travaillent de plus en plus d'heures, ce qui revient à « Ce qu'il faut pour réussir», ne réalisant pas qu'ils consacrent jusqu'à 6, 3 heures PAR JOUR à une tâche qui ne devrait pas prendre plus d'une heure.

C'est au moins 25 heures par semaine que vous pourriez avoir dans votre vie ( pour passer en famille, poursuivre un passe-temps, peu importe ) si seulement vous pouviez reprendre vos habitudes de messagerie.

La bonne nouvelle, c'est que vous le pouvez.

Voici sept astuces simples pour gagner du temps, que vous pouvez utiliser dès maintenant pour réduire de moitié votre temps de messagerie d'ici demain:

Hack de gain de temps # 1: Plus de longues chaînes de messagerie.

Lorsque votre chaîne de messagerie atteint plus de cinq réponses dans les deux sens, il est temps de décrocher le téléphone.

Bien sûr, il peut être plus facile de taper une réponse rapide, mais ce que vous oubliez de prendre en compte, c'est le temps perdu à attendre que l'autre partie réponde. L'attente d'une réponse déclenche dans notre cerveau un processus appelé boucle ouverte . Nous voulons connaître la réponse à notre demande afin de pouvoir boucler la boucle .

Mais comme la réponse prend tellement de temps, nous finissons par chercher ailleurs. Facebook. Twitter. Youtube. Partout où. Nos cerveaux ont soif de conclusion; Internet prétend le fournir.

Vingt minutes plus tard et nous attendons toujours, rien n'a été accompli.

Au lieu de cela, décrochez le téléphone, discutez rapidement, fermez la boucle et continuez.

Hack de gain de temps # 2: Courriel pendant les heures lentes.

Voici l'astuce: ne pas envoyer d'e-mail lorsque vous savez que les gens vont vous envoyer un e-mail tout de suite. Au lieu de cela, envoyez votre e-mail pendant une période où vous savez que vous ne serez pas tenté d'attendre une réponse.

Si vous avez besoin d'une réponse immédiate, consultez le hack de gain de temps ci-dessus.

Hack de gain de temps n ° 3: envoyez un e-mail lorsque vous envoyez des e-mails.

Ce n'est pas que le courrier électronique est inefficace; c'est notre utilisation inefficace et inutile. Lorsque vous êtes dans votre e-mail, envoyez un e-mail.

Ne regardez pas de vidéos YouTube dans un navigateur séparé lorsque vous écrivez une réponse par e-mail. Ne discutez pas sur Skype pendant que vous envoyez un fichier. Email.

Entrez, faites ce que vous devez faire, sortez et continuez.

Hack de gain de temps # 4: utilisez des réponses prédéfinies.

Si vous envoyez le même e-mail plus d'une fois au cours d'une même semaine, vous devez utiliser des réponses prédéfinies prédéfinies.

Vous n'êtes pas sûr que les réponses en conserve fonctionneront dans votre situation? Essayez-le pendant 30 jours. Vous serez surpris des résultats.

Hack de gain de temps # 5: La règle des 2 minutes.

Prévoyez trois jours pour rédiger des e-mails. Vous serez surpris par deux choses:

1. Deux minutes, c'est vraiment long.
2. Vous écrivez beaucoup trop de courriels de plus de deux minutes.

Que faites-vous si votre e-mail dure plus de deux minutes? Tu l'as deviné. Décrochez ce téléphone.

Hack de gain de temps # 6: Utilisez des e-mails de réponse automatique pour dire aux gens que vous êtes occupé.

Pour la plupart, la plus grande distraction avec le courrier électronique n'est pas ce que vous envoyez, mais qui continue de remplir votre boîte de réception de demandes.

Le moyen le plus rapide de réduire ces délais est de configurer un e-mail de réponse automatique qui dit quelque chose comme ceci:

Vous constaterez que la plupart des gens qui reçoivent un e-mail comme celui-ci apprendront rapidement à respecter votre temps, et leur offrir des alternatives de contact signifie qu'ils obtiennent toujours ce qu'ils veulent et vous obtenez plus de liberté de temps grâce à cela.

Hack de gain de temps # 7: Obtenez un assistant virtuel.

Trop de gens souffrent de «l'anxiété de la boîte de réception», ce qui les oblige à vérifier, revérifier puis vérifier à nouveau pour voir dans quel état se trouve leur boîte de réception.

La solution consiste à embaucher quelqu'un d'autre pour s'en soucier afin que vous puissiez compartimenter et réduire le temps que vous passez inutilement à vérifier.

L'analyse des e-mails est l'une des offres d'emploi les plus populaires sur des sites comme Upwork, et il y a de bonnes raisons à cela. Embaucher quelqu'un pour seulement quelques dollars de l'heure pour trier, organiser et même planifier des e-mails vous donne la tranquillité d'esprit dont vous avez besoin pour être productif.

Conseil de pro: apprenez à votre assistant à reconnaître et à répondre aux e-mails de bas niveau et non prioritaires, ce qui libère encore plus de votre temps.

Ces stratégies sont simples, mais elles fonctionnent. Au début, vous pourriez avoir du mal à rester cohérent, mais n'abandonnez pas.

Construisez les habitudes. Gagnez du temps. Donnez-vous 25 heures supplémentaires par semaine.