Comment vous libérer de la tyrannie du courrier électronique

Le courrier électronique est un outil incroyablement utile. Sinon, comment pourrions-nous communiquer si facilement avec les gens de tous les fuseaux horaires et du monde entier? Qu'est-ce qui permet une communication aussi rapide et augmente la quantité d'informations et de mises à jour instantanées disponibles à tout moment?

Mais comme le courrier électronique est devenu si central dans le monde professionnel, il est devenu incontrôlable. Cela devient de plus en plus moins un outil et plus un oppresseur - renversant vos jours, contrôlant votre temps, vous tenant en otage.

La bonne nouvelle? Vous pouvez riposter et vous libérer de son emprise totalitaire. Voici comment:

1. Désactivez les notifications.

C'est probablement la chose la plus importante que vous puissiez faire pour empêcher le courrier électronique de prendre le dessus sur votre vie. Si vous avez un smartphone, vous l'utilisez probablement souvent pour lire des e-mails, et il est probable que vous le fassiez en réponse à une notification ou à un badge d'application indiquant le nombre de messages non lus que vous avez.

Ne tombez pas dans ce piège. Désactivez les notifications push et le nombre de messages non lus afin que vous deviez prendre une décision consciente de vérifier votre courrier électronique. Même lui donner une demi-seconde de réflexion vaut mieux que de réagir automatiquement à une notification.

Il en va de même pour les clients de bureau et les e-mails basés sur un navigateur. Fermez-les et ouvrez-les uniquement lorsque vous voulez ou devez passer du temps par e-mail.

2. Instaurer un couvre-feu par courriel.

Il est facile de désactiver le courrier électronique pendant la journée et de s'en occuper plus tard dans la soirée sur votre ordinateur portable ou votre tablette pendant que vous regardez la télévision ou que vous êtes allongé au lit. Mais ce sont des heures que vous devriez passer en dehors du travail. Fixez une heure après laquelle vous ne vérifierez absolument pas vos e-mails, sauf en cas d'urgence.

Cela peut sembler déraisonnable, mais à quand remonte la dernière fois qu'un e-mail a nécessité une réponse immédiate dans la soirée? C'est assez rare. À quand remonte la dernière fois que vous n'étiez pas aussi présent avec votre famille que vous auriez dû l'être? C'est probablement beaucoup plus récent.

3. Définissez les heures d'envoi des e-mails.

À moins que votre travail ne nécessite que vous soyez disponible pour répondre instantanément aux e-mails, l'un des moyens les plus efficaces de supprimer vos entraves aux e-mails consiste à définir une ou deux fois au cours de la journée au cours de laquelle vous traiterez votre boîte de réception. Une heure le matin et une heure l'après-midi sont généralement suffisantes. En dehors de ces horaires, fermez vos programmes de messagerie et ne les ouvrez pas.

Mais que se passe-t-il si quelqu'un a une question à laquelle il faut répondre immédiatement? Ils peuvent vous appeler. C'est probablement ce qu'ils devraient faire de toute façon en cas de problème grave. Si cela ne vaut pas la peine d'être appelé, cela ne vaut pas la peine d'interrompre votre travail pour répondre à la question dans un e-mail.

4. Utilisez des filtres et des dossiers ou des balises.

La plupart des fournisseurs de messagerie offrent désormais la possibilité de filtrer automatiquement votre courrier électronique entrant. Des règles comme «si l'adresse de provenance contient« @ myjob.com », envoyez-la dans le dossier« Travail »» peuvent vous faire économiser énormément de temps sur le traitement des e-mails chaque jour. Beaucoup de choses peuvent aller directement à la poubelle, et à peu près tout le reste peut être classé d'une manière ou d'une autre.

Une fois que la plupart de vos e-mails entrants ont été automatiquement classés, vous pouvez décider quand vous souhaitez les traiter. Si vous ne voyez pas la newsletter de votre magasin préféré au travail, vous ne serez pas tenté de faire des achats en ligne alors que vous devriez vous concentrer sur autre chose. Mais le «1» à côté de votre dossier Newsletters vous rappellera de revenir en arrière et de le lire plus tard.

5. Utilisez un répondeur automatique lorsque vous êtes absent.

Lorsque vous êtes en vacances, ou même en voyage professionnel, il est normal d'être lent à répondre aux e-mails, voire de le suspendre jusqu'à votre retour au travail. Le courrier électronique a une tendance insidieuse à transformer les jours de vacances en jours ouvrables, et cela doit cesser. Encore une fois, en cas d'urgence, quelqu'un peut vous appeler.

Pour la plupart, tout le monde comprendra; ils recevront une réponse automatisée leur faisant savoir que vous êtes absent et que vous leur répondrez dès que possible, mais cela pourrait prendre un certain temps. Si cela ne peut pas attendre, ils entreront en contact avec quelqu'un d'autre, tout comme dans les jours précédant le courrier électronique.

Alors oui, le courrier électronique est un outil incroyablement utile, et s'arrêter de penser à quel point il a changé le monde est ahurissant. Mais cela ne signifie pas que vous devez être esclave de votre boîte de réception, de votre téléphone ou de votre ordinateur. Suivez ces étapes pour vous libérer de la tyrannie des e-mails, et vous serez heureux de l'avoir fait - vous serez mieux en mesure de vous concentrer, d'être moins distrait lorsque vous serez avec votre famille et vos amis, et vous serez plus détendu lorsque vous êtes absent. Qu'y a-t-il à perdre?

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