Le quoi, qui et comment de l'externalisation… pour vous laisser aller

Les entrepreneurs sont des gens capables. Bricoleurs. Vous y arrivez; vous êtes prêt à relever un défi; vous le faites à votre façon.

Mais parfois, cette attitude peut se retourner. Si vous êtes tellement bricoleur que vous vous enlisez dans des tâches qui ne font pas partie de votre expertise, ou si vous passez trop de temps sur des tâches qui ne génèrent pas directement de revenus, vous faites peut-être plus d'affaires mal que de bien.

C'est à ce moment que vous devriez sous-traiter.

Pour certains entrepreneurs, confier le travail à quelqu'un d'autre n'est pas un problème. L'amener sur.

Mais d'autres ont du mal à abandonner toutes les tâches, pour diverses raisons. Quand Harry Hecht, un mentor basé à Orlando, en Floride, avec SCORE - à l'origine nommé Service Corps of Retired Executives - rencontre des propriétaires d'entreprise qui hésitent à externaliser, il leur fait suivre leur temps. «Je leur demande de tenir un journal pendant au moins deux semaines de tout ce qu'ils font et de la façon dont ils passent chaque jour. Ensuite, je leur fais évaluer à quel point cela les fait avancer », dit Hecht. Cela ouvre généralement les yeux des types que je préfère faire moi-même sur la façon dont leur temps est grignoté pour des tâches que d'autres pourraient faire aussi bien ou mieux.

Si vous vous demandez si vous êtes prêt à sous-traiter, les conseils et exemples suivants devraient être utiles.

Décider quoi externaliser

Demander à quelqu'un d'autre de s'occuper de tâches qui dépassent votre expertise - et qui comprend des tâches que vous pourriez embrouiller mais qui prendrait beaucoup de temps précieux - est une évidence.

À partir du moment où elle a ouvert Ditto Boutique, un magasin de consignation de luxe à Dallas, Jane DeNike a externalisé les tâches complexes de la paie et du paiement des impôts à un comptable et un comptable.

«Les lois fiscales changent. Je veux m'assurer que tout est payé trimestriellement et je veux que tous mes W-2 sortent à temps », dit-elle. Maintenant, après avoir fusionné sa boutique avec une autre, elle et son copropriétaire prévoient de mettre à jour leur site Web. Bien qu'ils espèrent finalement maintenir le site Web eux-mêmes, dit DeNike, ils embaucheront un concepteur pour le faire fonctionner.

"Vous devez choisir vos batailles", dit DeNike. «Parfois, vous devez embaucher quelqu'un qui est beaucoup mieux au travail que vous.»

Mary Beth Huffman, un mentor SCORE basé à Carpentersville, Illinois, suggère également que les propriétaires d'entreprise externalisent ce qu'ils n'ont pas le temps de faire ou ne semblent jamais commencer, des tâches qui leur prennent trop de temps, ce qu'ils n'aiment pas faire, et tâches à temps qui ne génèrent pas de revenus. «Souvent, les propriétaires sont tellement occupés à gérer leur entreprise qu’ils n’examinent pas leurs activités de manière suffisamment approfondie pour se rendre compte que d’autres peuvent aider», explique Huffman.

Certaines tâches sont faciles à réaliser mais aussi faciles à transférer. Alors que vous êtes certainement capable de répondre au téléphone, de classer et de commander des fournitures, pourquoi perdre votre temps avec des corvées que presque n'importe qui pourrait faire? Externalisez-les et vous aurez plus de temps pour vous concentrer sur des choses plus importantes.

Dans d'autres cas, l'externalisation de tâches spécifiques est simplement une décision commerciale astucieuse.

Cheryl Rosner, PDG de l'application de réservation d'hôtels Stayful.com, dont le siège est à New York et San Francisco, travaille avec huit employés à temps plein et sous-traite à quatre spécialistes qui sont des contractuels. Elle s'appuie sur ces quatre experts pour maintenir son entreprise au courant des minuscules ajustements et révisions massives de la technologie en évolution rapide d'aujourd'hui. Par exemple, chaque fois qu'Apple modifie son système d'exploitation ou met à niveau Siri, son entreprise doit s'adapter. "Nous voulons travailler avec des gens qui sont à jour dans les domaines vers lesquels nous itérons, nous externalisons donc le développement de logiciels mais gardons la conception, les ingénieurs et la gestion des produits au sein de l'entreprise."

Qui allez-vous appeler?

Vous découvrez l'externalisation des talents de la même manière que vous trouvez des employés: en réseautant en personne ou en ligne, en demandant des recommandations et en interviewant soigneusement.

Vous pouvez annoncer une aide indépendante sur des sites tels que Guru.com ou Elance-oDesk.com. Ces sites ont des systèmes en place pour protéger les employeurs et les pigistes contre la fraude et d'autres risques, ce qui en fait un pari beaucoup plus sûr que, par exemple, une annonce Craigslist, explique Nick Loper dans The First-Timer's Guide to Hiring a Virtual Assistant, un logiciel gratuit. livre téléchargeable sur VirtualAssistantAssistant.com. Par exemple, Guru.com détient plus ou moins le salaire du pigiste en entiercement: vous payez le site Web, mais il ne débloquera pas l'argent tant que vous n'aurez pas prononcé le travail de manière satisfaisante.

Une autre option consiste à consulter les sites Web d'organisations professionnelles - l'American Society of Journalists and Authors, par exemple, ou l'American Institute of Professional Bookkeepers - qui offrent généralement des moyens de se connecter avec leurs membres.

Les assistants virtuels, avec lesquels vous ne vous connectez qu'en ligne, sont une option de plus en plus populaire. Il peut s'agir d'indépendants indépendants ou de ceux qui travaillent avec des sociétés telles que Zirtual.com ou eaHelp.com, qui ont à leur disposition des assistants. Regus.com propose un programme qui donne accès à des bureaux dans 2 000 emplacements dans le monde, avec quelques bonus intéressants: les emplacements répondront à votre téléphone 24h / 24 et accepteront votre courrier et vos autres livraisons. Certaines entreprises n'engagent que des assistants basés aux États-Unis, tandis que d'autres, comme Worldwide 101.com, sont, comme leur nom l'indique, mondiales. VirtualAssistantAssistant.com a des critiques et des notes de nombreuses sociétés d'assistants virtuels.

Lorsque vous commencez à parler à un recruteur potentiel, assurez-vous que la personne comprend votre entreprise et vos besoins et possède les compétences nécessaires. Si vous optez pour la voie virtuelle, vous trouverez des services de comptabilité virtuelle et des services de répondeur téléphonique, et vous pourriez même embaucher un assistant virtuel pour vous aider à externaliser, suggère Paula Rizzo, qui couvre l'externalisation dans son livre Listful Thinking: Using Lists to Be Plus productif, réussi et moins stressé . Un assistant virtuel qui facture par tâche peut vous aider à démarrer. Par exemple, «vous pourriez leur demander de rechercher cinq sociétés de conception Web parmi les mieux notées en fonction de votre budget et de votre calendrier», explique l'auteur.

Rizzo souligne également que l'externalisation ne doit pas être limitée aux tâches de bureau - en utilisant une entreprise telle que TaskRabbit.com, vous pouvez externaliser tout ce que vous ne voulez pas consacrer de temps, y compris les courses, l'achat de cadeaux ou la planification de vacances.

Vous paierez à l'heure ou à la carte pour les services. Loper suggère qu'un taux horaire équitable pour un assistant virtuel basé aux États-Unis est de 10 $ à 20 $; un assistant à l'étranger coûtera probablement moins cher.

Vous aurez besoin d'un assistant virtuel avec trois à cinq ans d'expérience et de références, dit Hecht. «Parlez à des références dans des entreprises ou des industries qui sont similaires aux vôtres.» Renseignez-vous sur le contrat avant de le voir: Y a-t-il une clause d'annulation? Qu'en est-il de la confidentialité de vos informations commerciales?

Et assurez-vous de vérifier les candidats de manière si approfondie qu'ils correspondent à la culture de votre entreprise, conseille Rosner.

«En tant qu'entreprise, nous menons avec notre cœur et sommes très transparents avec nos fournisseurs», dit-elle. Lorsqu'un cabinet comptable que son entreprise envisageait a suggéré que retarder le paiement aux fournisseurs serait bénéfique pour son entreprise, Rosner savait que la correspondance était mauvaise. «Nous nous grattions la tête en pensant:« Eh bien, non, nous ne voulons rien faire qui retarderait le paiement. Pourquoi ferions-nous cela? » Elle a emmené ses besoins commerciaux ailleurs.

Faire à votre façon

Avant que toute sorte d'assistant, virtuel ou autre, commence à travailler, vous voulez être absolument clair sur ce qui doit être fait et comment. Pour cette raison, Hecht recommande de passer du temps à documenter exactement, étape par étape, comment vous faites les choses. «Vous devez tracer le processus», dit-il. «S'il répond au téléphone, vous devriez avoir un script. S'il s'agit de saisie de données, vous devez les former au programme. Vous devriez avoir un classeur de tâches et comment elles doivent être effectuées. Plus vous êtes détaillé, plus ils peuvent être tenus pour responsables. »

Bien que certains services d'assistants virtuels vous assignent un assistant, avec d'autres, vous pouvez travailler avec plus d'une personne, peut-être jusqu'à six, dit Hecht. Un classeur écrit vous fera gagner du temps pour expliquer vos processus et vous assurera que les choses sont toujours faites comme vous le souhaitez sans votre surveillance constante.

«Cela ne fonctionne pas si vous vous demandez si la personne le fait ou non. Si vous faites de la microgestion, c'est juste de retour dans votre assiette », explique Rizzo. Elle recommande d'utiliser des sites comme Asana.com ou Evernote.com pour gérer des projets. «Je suis obsédée par Evernote», dit-elle dans Listful Thinking . «Je l'utilise avec mes stagiaires pour mon blog. Nous avons des dossiers partagés, auxquels nous avons tous accès. Chaque fois que nous avons une idée pour un article de blog ou que nous voyons un article que nous aimons, nous l'ajoutons à Evernote. Nous établissons également des listes de tâches les unes pour les autres et pouvons facilement voir quelles tâches doivent encore être cochées. »

Si l'idée de lâcher quoi que ce soit vous rend nerveux, commencez par externaliser une petite tâche telle que répondre au téléphone. Ensuite, passez à la planification. Avec le temps, vos assistants apprendront vos méthodes, vous leur ferez confiance pour gérer vos tâches avec soin et vous serez libre de vous concentrer sur les choses que vous faites le mieux et qui bâtissent votre entreprise.

Votre menu d'externalisation

Que devez-vous externaliser? «Jetez un œil à tout ce qui peut vous aider à développer votre entreprise et qui n'est pas nécessairement productif pour vous en tant que propriétaire», explique le mentor de SCORE, Harry Hecht. Les tâches généralement externalisées sont les suivantes.

• Tenue de livre compte
• Préparation d'impôt
• Prise de rendez-vous
• Répondre au téléphone
• Répondre à un e-mail
• Rédaction et distribution de newsletters
• Conception et gestion de sites Web
• Des médias sociaux
• Dépôt
• Soutien technique
• Rédaction publicitaire
• La saisie des données
• Recherche
• Planification de voyage
• Livraison
• Nettoyage
• Achats
• Service Clients

Avez-vous de nombreuses raisons pour lesquelles l'externalisation n'est pas appropriée pour votre entreprise? Ensuite, nous avons un tas de raisons pour lesquelles vous pourriez vous tromper.