Une leçon de sororité en délégation: que ne pas faire

J'étais bon en délégation, presque trop bon comme on me l'a dit. Lorsque j'étais président des relations publiques de mon club universitaire, j'ai organisé nos événements annuels d'appréciation des enseignants d'une semaine. Avec chaque tâche quotidienne éclatée, j'ai assigné aux membres de mon comité différentes tâches mieux adaptées à leurs forces.

La fille qui connaissait la calligraphie a écrit les notes.

La fille rusée qui aime le ruban de tulle a fait les paniers-cadeaux.

Les filles pétillantes que tout le monde connaissait livraient des friandises chaque matin.

Avec la contribution de chacun à la signature du projet en place, j'ai organisé l'événement rapidement et facilement. Comment? J'ai assigné chaque tâche. Je n'ai pas écrit une seule note, assemblé un seul panier ou me suis levé tôt pour transporter un seul panier à travers le campus. Bref, je n'ai vraiment rien fait, sauf reconnaître les talents de mes sœurs d'étudiantes.

Plus tard, j'ai reçu des commentaires des membres du comité qui m'ont fait le compliment parfait d'une fille de sororité. «Shelby était tellement organisée et avait tout sous contrôle et déléguée, à tel point qu'elle n'avait pas à faire grand-chose. Elle a presque trop délégué. »

J'ai trop bien délégué… c'est la première et la dernière fois que j'entends ça. De nos jours, je reconnais quand j'ai du mal à déléguer même de petites tâches bien définies et comment cela crée un goulot d'étranglement pour des tâches plus grandes et non définies. Mais ce sont souvent les tâches non définies qui sont les plus importantes et les plus gratifiantes.

Apprendre à déléguer est toujours un travail en cours pour moi, mais heureusement, mon travail pour SUCCESS.com m'aide à apprendre à être meilleur. Voici 3 choses que j'ai récemment apprises pour déléguer plus efficacement:

1. Tout d'abord, ne vous excusez pas pour la délégation.

C'est peut-être la culpabilité de ma fille catholique, mais parfois je me sens toujours coupable de retirer des tâches de ma liste de tâches et de les confier à d'autres. À première vue, l'avantage évident de la délégation est d'alléger votre charge de travail, mais ce n'est pas le plus important.

La délégation constitue un défi pour votre équipe et les encourage à développer des capacités au-delà de leur description de poste de base. Cette évolution les prépare à de futures missions et promotions. Vraiment, c'est le seul moyen d'aider votre équipe à grandir.

2. Sachez quoi remettre.

Il y a de nombreuses fois où j'ai cessé d'écrire à la mi-e-mail pour demander si j'avais besoin d'assigner cette tâche en premier lieu. Au lieu de cela, la chroniqueuse de SUCCESS.com Patti Johnson pose une question différente: «Demandez-vous: ce doit être moi? Êtes-vous le seul à pouvoir faire ce travail? »

La délégation n'est pas de savoir si vous pouvez faire quelque chose, mais si vous le devez.

Les meilleures choses à déléguer sont:

• Tâches courantes ou répétitives qui se produisent chaque semaine, mois ou trimestre
• Des tâches amusantes ou intéressantes. Ne gardez pas toutes les choses amusantes pour vous.
• Compétences telles que l'écriture, la conception ou l'analyse de données que d'autres peuvent effectuer mieux ou plus rapidement que vous
• Tâches qualifiées qui développeront et bénéficieront aux membres de votre équipe
• Tâches longues et fastidieuses qui coûteront plus de temps que d’argent

3. Sachez quoi ne pas déléguer.

Qu'il s'agisse d'un domaine de travail informel ou d'un projet manquant d'informations clés, ne déléguez jamais une tâche que vous ne pouvez pas décrire clairement. Il y a une différence entre vouloir que quelqu'un «le prenne et s'enfuit» et simplement vouloir qu'il le prenne sans aucune direction.

Autres choses que vous ne devriez pas déléguer:

• Encouragement et leadership d'équipe. C'est toujours ton boulot.
• Réprimande ou questions sensibles concernant le personnel
• Situations de crise
• Morceaux de projets au lieu de l'ensemble. Les membres de l'équipe doivent voir la situation dans son ensemble pour mieux comprendre le projet.