À faire et à ne pas faire dans les conversations difficiles

Imaginez un instant que vous êtes sur le point de vous asseoir avec un employé pour discuter de nouveaux changements passionnants dans votre entreprise. Peut-être que vous bouillonnez d'enthousiasme, sûr qu'elle ressentira la même chose que vous. Ensuite, vous annoncez la nouvelle et vous rencontrez un regard vide, un soupir passif ou même une réfutation en colère.

Peu importe à quel point vous pensez être préparé, certaines conversations ne se dérouleront pas comme vous le pensez. Mais cela ne signifie pas que vous devez abandonner et laisser toutes les conversations difficiles se régler. Après tout, dans un sondage en ligne auprès de 1000 employés, 91% ont déclaré que les problèmes de communication entraînaient les cadres vers le bas. Les données ont révélé que la plupart des dirigeants manquaient des opportunités critiques de s'engager qui pourraient les positionner comme plus dignes de confiance envers leurs employés.

En tant que personne qui gère les autres depuis plus de 25 ans, j'ai vu la valeur d'une communication honnête et ouverte entre un employé et un employeur, mais j'ai certainement trébuché en cours de route. Bien que ces incidents de communication ne soient pas mes moments les plus fiers, ils m'ont enseigné de précieuses leçons en tant que gestionnaire, y compris comment rétablir des relations et avoir des conversations plus constructives. J'ai relevé quelques choses importantes à faire et à ne pas faire pendant mon voyage, telles que:

1.

Se préparer à une conversation difficile est impératif pour son succès. Il y a cependant une grande différence entre noter des notes et rédiger un script. Ce dernier ne vous fera aucun bien.

«Une conversation difficile a tendance à aller mieux quand on y pense comme une conversation normale», explique Holly Weeks, auteur de Failure to Communicate . Parce que votre homologue ne connaît pas ses lignes, la conversation peut devenir maladroite et artificielle. Pour une conversation plus naturelle et productive, optez pour quelques points à traiter et soyez flexible sur la conversation qui s'ensuit.

2.

Il est important pour vous, en tant que manager, d'être aussi explicite que possible lors de conversations difficiles. Commencez par déclarer ce que vous espérez accomplir au cours de cette réunion et demandez à l'employé de faire de même. Abordez ensuite le sujet en question, ainsi que le processus de réflexion qui le sous-tend.

3.

En tant qu'êtres humains, nous possédons tous des notions préconçues, mais conserver ces hypothèses lors de conversations difficiles est une erreur. Par exemple, il y a quelques années, j'ai dirigé une équipe que nous devions restructurer. Nous devions aller beaucoup plus loin dans les domaines où nous étions les meilleurs et pour lesquels nous étions connus en tant qu'experts, mais cela signifiait également abandonner certaines choses qui n'étaient pas aussi importantes. J'ai donc dû avoir plusieurs conversations avec les employés sur la façon dont leurs rôles allaient changer. Une conversation a été une énorme expérience d'apprentissage pour moi.

J'étais tellement confiant dans la direction de notre groupe que je n'ai pas expliqué en détail le rôle d'un employé et comment il évoluait. J'ai supposé qu'elle comprendrait l'importance du changement parce qu'elle était une dirigeante principale, mais je n'ai pas réussi à expliquer comment elle s'inscrivait dans le tableau d'ensemble en particulier. Pour cette raison, elle n'a pas compris son importance pour l'entreprise et la valeur qu'elle a ajoutée.

Il faut deux personnes pour avoir une conversation, alors considérez le point de vue de votre homologue. Réfléchissez à la question en question de votre point de vue. Réfléchissez ensuite à ce que votre employé pense que le problème est. Si vous ne pouvez pas répondre à la deuxième question, posez-lui directement. Lorsque vous travaillez pour faire preuve d'empathie avec votre employé, il sera plus ouvert à une conversation productive.

Après avoir parlé avec mon employé des changements structurels, j'ai compris ses signaux sociaux et lui ai demandé de me dire comment elle se sentait. C'est alors que j'ai réalisé que je devais me mettre à sa place. J'ai donc expliqué comment le fait de déplacer une partie de sa charge de travail lui permettrait en fait de plonger plus profondément dans son domaine d'expertise. Après cela, elle est devenue l'une des plus grandes championnes du département pour ces changements.

4.

Il peut être tentant d'agir de manière défensive ou même de vous faire la victime lors d'une discussion difficile, mais vous devez éviter ces deux tactiques à tout prix. Dévier le blâme ou faire des déclarations telles que «C'est vraiment difficile pour moi!» Ou «Je me sens mal à ce sujet!» Au cours d'une conversation difficile ne fait que vous faire paraître dédaigneux des besoins de votre employé. Reconnaissez plutôt votre rôle dans la discussion et la façon dont vous allez résoudre le problème en collaboration avec votre employé.

5.

Les conversations difficiles ne sont peut-être pas agréables, mais la compassion vous aide à transmettre des nouvelles difficiles d'une manière honnête et juste. Finalement, ma conversation sur la restructuration a été couronnée de succès parce que j'ai répondu aux besoins de l'employé avec compassion. Une fois que j'ai compris pourquoi elle était inquiète, j'ai pu sympathiser et répondre en conséquence. Gardez à l'esprit qu'il est important non seulement de répondre aux préoccupations des employés au fur et à mesure qu'ils surgissent, mais également de garder une longueur d'avance sur eux pour rassurer vos employés qu'ils sont de précieux coéquipiers.

Avoir une conversation difficile avec votre employé n'est jamais facile ni amusant, surtout lorsque cet employé réagit différemment que vous ne l'aviez prévu. Mais il est toujours important de réfléchir à ces expériences. Après une conversation épuisante, prenez le temps de réfléchir à ce qui s'est bien passé et à ce qui n'a pas fonctionné, ainsi qu'à ce que vous pouvez faire différemment à l'avenir. En conjonction avec la transparence, l'écoute active et la bonne attitude, la réflexion sur soi vous aidera à affronter de front les conversations difficiles.