Comment: lancer une conférence

Du sud au sud-ouest, TechCrunch Disrupt, TEDx - ces conférences sont passées d'évènements loufoques de l'industrie organisés dans des halls d'exposition d'hôtel à des rassemblements branchés infiltrant la langue vernaculaire populaire. Vous êtes-vous déjà demandé comment les organisateurs ont pu y arriver?

Ce ne sont pas seulement les excellentes discussions capturées sur YouTube qui se sont multipliées sur le Web. Le Convention Industry Council rapporte que le secteur des réunions et conférences génère 28 milliards de dollars de revenus. C'est plus que l'industrie automobile.

La technologie facilite et stimule cette tendance récente. Adrian Segar est un consultant chevronné en conception de conférences et l'auteur de Conférences qui fonctionnent: créer des événements que les gens adorent . Il dit que, plus que jamais, les personnes qui sont collées à leurs appareils et qui travaillent de plus en plus à distance ont soif d'interaction face à face et de communauté. La technologie simplifie également la phase de lancement de votre conférence. «Il n'a jamais été aussi facile de créer votre propre événement et de le commercialiser», explique Segar. «Le revers de la médaille, c'est que beaucoup de gens le font. Il faut donc vraiment se démarquer et bien faire les choses. »

Voici cinq règles de création d'une grande conférence:

1. Trouvez un besoin à combler. Les frais d'admission et les parrainages devraient en faire un effort de rentabilité mais ne pas générer de profit géant. Concentrez-vous sur la recherche de «quelque chose qui vous passionne, quelque chose que personne d'autre ne fait là où vous pouvez vraiment servir votre communauté», dit Segar.

2. Identifiez vos objectifs. Les conférences peuvent bénéficier aux propriétaires de petites entreprises en approfondissant leurs réseaux, en améliorant leurs profils et l'autorité de l'industrie, et en donnant à leurs clients une valeur ajoutée en leur offrant des allocutions. «Il y a des centaines de professionnels de la rencontre qui font cela depuis des décennies. Un novice qui fait cela juste pour gagner de l'argent est une fausse prémisse. »N'ayez pas peur de commencer petit, car la majorité des conférences dans le monde réunissent moins de 100 personnes chacune, dit Segar.

3. Choisissez les bons orateurs, mais ne vous fiez pas entièrement aux conférences de grands noms. Vous devez définir un budget pour les conférenciers. N'ayez pas peur de poursuivre des personnes hors de votre portée. «Expliquez que votre budget est défini, puis demandez-leur s'ils seraient disposés à travailler avec vous.» Faites preuve de créativité en ajoutant de la valeur, y compris dans le marketing payant du livre de l'expert ou en faisant la promotion d'une cause qu'elle soutient. «Mentionnez l'indemnisation dans la correspondance initiale. Sinon, vous insulterez beaucoup de gens », déclare Segar.

Lors de la conception de votre événement, utilisez ces voix d'experts de manière stratégique. La valeur des conférences s'est déplacée vers la connexion et l'apprentissage entre pairs. «Après tout, 100 personnes dans la salle connaissent collectivement plus d'une personne qui se présente», explique Segar.

Demandez à trois conférenciers d'honneur de présenter chacun pendant 20 minutes, puis dirigez de plus petites tables rondes. Trouvez également des moyens pour les participants de se connaître rapidement les uns les autres. Par exemple, demandez à tout le monde aux tables rondes de se présenter brièvement et de répondre à la question: "Que voulez-vous de cet événement?"

4. Faites attention à tous les détails de l'événement ou engagez quelqu'un pour le produire pour vous. «Les gens peuvent se souvenir ou non du conférencier principal, mais ils se souviendront si le déjeuner n'a pas été servi à l'heure», dit Segar. «Il faut que la logistique soit fluide pour que les gens veuillent revenir l'année prochaine.»

5. Gardez-le vivant toute l'année. Créez un groupe Facebook privé pour les participants. Maintenez un blog ou un podcast et mettez à jour les anciens participants par e-mail. «Les événements ne devraient pas devoir commencer le premier jour et se terminer après le dîner final», explique Segar. «Un événement réussi laissera les gens désireux de se connecter par la suite. Cela devient votre noyau de clients désireux de venir la prochaine fois. »

Frances Mazur

Propriétaire

Société: Mazur Group, une société de recrutement de cadres basée à Los Angeles pour l'industrie de la beauté

Conférence: Beauty Biz Roundtable

Avantages: Recrutement, création de valeur ajoutée pour les clients sous forme d'opportunités de parole, présence accrue dans l'industrie

J'ai lancé mon entreprise en 2007 et passé une première année fantastique. Ensuite, l'économie s'est effondrée. Mon téléphone sonnait avec d'excellents candidats à la recherche d'un emploi, mais nous n'avions pas grand-chose à offrir. C'était démoralisant pour notre réseau et paralysant pour nous. Nous avons décidé que nous avions besoin d'un événement pour renforcer l'entreprise, et la Beauty Biz Roundtable était née.

La première conférence ne comptait que 40 sièges et s'est soldée immédiatement. Depuis lors, il est passé à 100 participants, mais le format est le même: nous recevons des conférenciers de renom, tels que les propriétaires et les dirigeants de salons nationaux, ainsi que des conférenciers hors du commun qui surprennent vraiment notre public avec des informations incroyables, comme un expert en analyse des médias sociaux.

Ma firme en profite de plusieurs façons. Cela nous positionne comme les leaders de notre espace: lors d'un événement récent, le PDG d'une entreprise m'a approché et m'a dit: «Nous recherchons un nouveau vice-président marketing, et vous connaissez clairement tout le monde dans l'industrie.» La société est devenue un nouveau client. . Ces événements nous permettent également de nous connecter constamment avec de nouveaux candidats. Ils me permettent également d'ajouter de la valeur à nos clients existants. Si je travaille avec un client, je peux faire appel à l'un de ses cadres supérieurs pour être conférencier. Aucun de nos concurrents ne peut le faire.

Nous n'avons jamais payé un centime à nos conférenciers et nous sommes très sélectifs quant à la venue de sponsors. Ils doivent vraiment s'adapter à notre marque, élever l'événement et rester concentré sur qui nous voulons attirer.

Notre dernier événement, au prix de 90 $ par billet, avait une liste d'attente de 90 personnes et des gens venus de partout au pays pour y assister. Nous augmentons maintenant les frais à 125 $ et explorons des façons d'ajouter notre table ronde à des événements plus importants de l'industrie. Mais nous continuons à rester concentrés sur l'offre à nos participants de moyens de réseautage avec les meilleures personnes dans leurs domaines, et nous donnons à nos conférenciers l'occasion de se connecter avec leurs pairs, ce qui est rare dans l'industrie de la beauté.

Shea Coakley

Propriétaire

Entreprise: LeanBox, un service alimentaire basé à Boston que les entreprises peuvent offrir à leurs employés

Conférence: Perks Convention, un rassemblement d'entreprises fournissant des avantages sur le lieu de travail et des acheteurs potentiels

Avantages: nouvelles affaires, positionnement de leader dans l'industrie

En assistant à des événements de réseautage traditionnels et à des conférences destinés aux professionnels des ressources humaines, je me retrouvais souvent à expliquer mon service à une personne, mais quelqu'un d'autre tenterait de participer à la conversation pour en savoir plus sur ce que font les autres entreprises dans l'espace des avantages sociaux. . J'ai réalisé que mon entreprise se situe dans un nouveau secteur où il y a beaucoup de demande, mais pas beaucoup de sensibilisation.

Les dirigeants de chaque entreprise ont du mal à attirer et à retenir les meilleurs talents. Ils lisent les avantages incroyables offerts par des sociétés comme Google et Apple, et supposent qu'ils sont trop petits pour offrir la même chose, même si de nombreux avantages sont abordables ou gratuits pour l'entreprise. Avec mon partenaire, 20/20 Optometry, un service d'optométrie sur site, nous avons lancé la première conférence Perks en août au Microsoft Nerd Center à Cambridge, Mass.

Nous avions 28 vendeurs, qui ont payé 200 $ chacun pour l'installation de stands, et 500 participants, qui ont été admis gratuitement. La conférence elle-même a fait un très petit bénéfice, mais grâce à ce seul événement, nous avons obtenu 15 nouveaux comptes. Cela a vraiment pris une vie propre.

Nous poursuivons la conversation avec les fournisseurs et les clients via Twitter, un groupe LinkedIn et une liste de diffusion. Alors que la première convention portait sur les services basés à Boston, une deuxième pour toute la région de la Nouvelle-Angleterre est prévue pour mars, et nous avons des réunions trimestrielles prévues pour les fournisseurs de réseautage. En plus de développer ma propre entreprise, je veux être l'expert incontournable des avantages sociaux, et cette conférence m'aide à le faire.

Chris Dessi

Propriétaire

Société: Silverback Social, une agence de marketing basée à Chappaqua, NY

Conférence: Westchester Digital Summit

Avantages: Positionnement en tant que leader local du marketing, nouveaux clients, augmentation des bénéfices

Lorsque j'ai lancé mon agence de marketing à Westchester, dans l'État de New York, à quelques pas de New York, je parlais à des entrepreneurs et des propriétaires d'entreprise très prospères de la communauté qui n'avaient même pas de pages Facebook ou ne comprenaient pas la valeur d'un profil LinkedIn. Il était difficile d'expliquer la valeur de mon entreprise. Dans le passé, j'avais trouvé de nouvelles affaires en prenant la parole lors de conférences, alors j'ai recherché «Sommet numérique de Westchester» sur Google et j'ai été surpris qu'il n'y ait rien de tel autour.

Je me suis dit, OK, je suppose que c'est moi qui dois faire ça.

Cinq mois plus tard, j'ai réservé un centre de conférence pouvant accueillir 3 000 personnes et j'ai commencé à procéder à la rétro-ingénierie de l'événement. Je connaissais Gary Vaynerchuk, le géant des médias sociaux. Je ne pouvais pas payer ses honoraires de parole habituels, mais il a accepté de les baisser. Si vous voulez faire quelque chose de grand, vous devez inviter de grandes personnes. En réservant Gary, nous avons pu attirer des conférenciers de LinkedIn, Facebook, The Huffington Post, IBM et General Electric. Je ne leur paie rien; la plupart de ces orateurs ne demandent même pas d'honoraires. J'ai organisé un dîner privé pour eux afin de dire «merci», mais 90% d'entre eux ne se sont pas présentés.

La première année, nous avons donné une tonne de billets et 500 participants. J'ai perdu de l'argent lors du premier événement et j'ai même atteint le deuxième. Aujourd'hui, les parrainages couvrent mes frais et les ventes de billets sont la sauce. Mais la vraie valeur est de nouvelles affaires pour mon agence. La moitié de mes nouveaux clients viennent à la conférence. Il est tellement plus facile d'envoyer quelqu'un au sommet que d'essayer de le convaincre pourquoi il a besoin d'être sur Twitter. Vous n'avez tout simplement pas ce genre de noms à Westchester. C'est un monopole, franchement.

Il y a un énorme besoin de cette information dans les petites collectivités. Les propriétaires de petites entreprises ne peuvent tout simplement pas se permettre de se rendre à New York ou à San Francisco pour de grandes conférences. J'ai acheté 67 URL pour des sommets numériques dans des villes du monde entier. En septembre, nous avons produit le Baltimore Digital Summit et des sommets sont désormais prévus à Boston; Las Vegas; Nashville, Tenn .; Détroit; et Dubaï dans les deux prochaines années. Le sommet de Westchester de mai 2015 est devenu un événement de deux jours.

Découvrez comment le conservateur en chef de TED a créé un mouvement avec les conférences basées sur la discussion, devenant le premier trafiquant de grandes idées.