Comment communiquer avec le personnel lors du déménagement d'un bureau

Clerkenwell / Vetta / Getty Images.

Dans mon travail de jour, je travaille dans les communications, principalement pour des organisations à but non lucratif. Une partie du travail que je fais consiste à s'assurer que nous avons une stratégie en place pour les communications internes et externes. Cela comprend également l'élaboration d'un plan pour un déménagement de bureau, ce que mon organisation actuelle prévoit de faire dans les six prochains mois.

Même si vous pensez qu'il y a tellement d'étapes à planifier dans un bureau que vous n'avez même pas le temps d'envisager les communications, vous devez vraiment prendre un jour ou deux pour créer une entreprise. stratégie qui tiendra les employés et les clients au courant des changements à venir.

Commençons par les employés puisqu'ils sont directement touchés par le déménagement.

Les communications internes doivent inclure ces messages clés:

• Un calendrier clair: veillez à répertorier toutes les étapes clés du déménagement afin que tout le monde sache à quoi s'attendre et quand.
• Instructions d'emballage: donnez au personnel des instructions sur la façon d'emballer leurs bureaux ou leurs cabines pour le déménagement. Cela devrait inclure où obtenir les matériaux d'emballage, ce qu'ils sont responsables de l'emballage et les délais.
• Avancé des fermetures de bureau : durant le déménagement, vous devrez peut-être fermer le bureau pour permettre l'emballage et le déménagement définitifs de l'équipement de bureau et du mobilier. Assurez-vous que votre personnel est au courant de ces dates et si et comment l'entreprise va continuer pendant le déménagement et comment cela va affecter leur horaire de travail et leur charge de travail.
• Nouveau plan de bureau: Le personnel voudra savoir très tôt à quoi ressemblera le nouvel espace et comment les bureaux seront mis en place. Auront-ils encore leur propre espace ou seront-ils maintenant dans un box ou un plan d'étage ouvert? Assurez-vous de créer un moyen d'informer le personnel de la façon dont son espace de travail pourrait changer.

• Les nouvelles options de localisation, de stationnement et de navette: Fournissez au personnel toutes les informations dont il a besoin sur le nouvel emplacement afin qu'il puisse préparer le transport vers le nouvel espace.

Une fois que vous avez déterminé tous les messages clés, vous devez déterminer la meilleure façon de diffuser ces messages. La méthode que vous utilisez doit être déterminée par le type de message.

Par exemple, le calendrier pourrait facilement être livré via l'intranet de votre entreprise; Par ailleurs, les fermetures de bureaux peuvent être mieux présentées lors d'une réunion du personnel pour s'assurer que des questions peuvent être posées et résolues.

Moyens de communiquer les objectifs au personnel:

• Intranet: pour les entreprises ou organisations disposant d'un intranet, c'est généralement la meilleure plate-forme pour la plupart des messages. Il permet de mettre à jour facilement les fichiers et les informations qui atteignent tous les employés.
• Réunions en personne: peu importe le message, les réunions du personnel sont un bon endroit pour faire des annonces et permettre au personnel d'avoir une discussion complète.Vous pouvez également utiliser le temps de réunion pour examiner comment l'information sera communiquée afin que le personnel sache qu'il sera tenu informé.
• E-mail: alors que le courrier électronique est facile, ce n'est pas la meilleure façon de relayer l'information. Vous ne voulez pas envoyer autant de courriels que les gens ne peuvent pas trouver l'information quand ils en ont besoin. Si vous utilisez le courrier électronique, assurez-vous de ne l'utiliser que pour informer les gens de l'endroit où ils peuvent obtenir l'information.
• Dossiers communs : si vous n'avez pas d'intranet, la création d'un dossier commun sur un lecteur réseau auquel tout le monde peut accéder est la meilleure façon de stocker les informations auxquelles vous souhaitez que les utilisateurs aient accès.
• Tableau d'affichage: un espace physique où l'information est affichée, c'est une bonne chose à faire. Non seulement les gens peuvent le vérifier souvent, mais ils offrent aussi un endroit où les gens peuvent se réunir et discuter de leurs préoccupations.