300 e-mails quotidiens sont de votre faute

1. La «réponse à tous» ne s'applique pas à toutes les situations. Utilisez cette fonction avec parcimonie et uniquement lorsque cela est nécessaire.

2. Lorsque vous recevez un e-mail demandant plus d'une question, assurez-vous de répondre à chaque question dans votre réponse pour éviter que d'autres e-mails ne demandent les mêmes choses.

3. Partagez votre calendrier et encouragez les membres de votre équipe à vérifier votre disponibilité; utilisez les demandes de réunion au lieu des e-mails pour planifier des réunions ou des conférences téléphoniques.

4. À la fin d'une réunion, attribuez des actions pour éviter que tout le monde ne revienne par la suite par e-mail.

5. Définissez les paramètres avec votre équipe pour que tout le monde sache qui «cc» sur quoi.

6. Votre signature e-mail doit contenir toutes vos coordonnées afin que personne ne doive demander votre numéro de téléphone, votre site Web, votre adresse postale, etc.

7. Utilisez judicieusement les lignes d'objet. Rendez vos lignes d'objet spécifiques pour attirer l'attention du destinataire plus tôt et vos réponses plus rapidement. Cela aide également lorsque vous recherchez dans cette boîte de réception cette chaîne d'e-mail particulière.

- Steve McClatchy, président d'Alleer Training & Consulting

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