Le bureau partout

Le personnel à domicile réduit les frais généraux de l'immobilier pour les entreprises. Les travailleurs bénéficient également de l'élimination de leurs codes vestimentaires et de leurs déplacements tout en bénéficiant d'une flexibilité d'horaire pour, par exemple, voir les jeux scolaires d'un enfant, visiter le dentiste ou… hé, tout ce qu'ils font derrière des portes closes est leur affaire, non? La recherche indique que les travailleurs sont plus satisfaits d'une vie personnelle et professionnelle intégrée, et qu'un lieu de travail heureux attire et retient du personnel de haut niveau.

Mais pour créer un environnement de travail virtuel efficace, il faut plus qu'acheter à tout le monde un ordinateur portable et passer des conférences téléphoniques hebdomadaires, explique David Strom, rédacteur en chef fondateur du magazine Network Computing et ancien directeur de la rédaction de DigitalLanding.com et TomsHardware.com. «Cela nécessite d'embaucher des personnes en qui vous avez confiance, de les motiver et de communiquer avec elles», explique Strom. «Une bonne technologie abordable rend cela facile.… N'achetez jamais une technologie qui coûte cher. Cela devient rapidement obsolète. »

Les éléments suivants peuvent aider votre entreprise à réussir «virtuellement».

Matériel

Ces jours-ci, vous avez besoin d'ordinateurs portables ou de bureau uniquement lorsque des logiciels ou du matériel de dactylographie, de conception ou de travail intensif sont impliqués, disent Strom et Andy Abramson, un expert en technologie des communications à distance qui blogue sur VoIP Watch. Sinon, les smartphones et les tablettes sont les choix incontournables.

Les employés qui doivent être agiles sur le terrain - les vendeurs qui ajustent les commandes urgentes, par exemple - ont besoin de téléphones portables, et l'écart de prix entre les smartphones et leurs homologues sans QI se rétrécit. Un iPhone Apple, un Google Android ou un Windows Phone coûtera environ 100 $ par mois pour les plans de service.

En plus d'offrir un accès aux photos d'adorables chatons - ahem, et des vidéos de formation - à partir du Web, ces téléphones ont des fonctions de messagerie électronique, de textos et de GPS; les applications font tout, de la numérisation des cartes de visite à l'automatisation des conférences téléphoniques. «Il existe désormais une application pour tout ce dont un homme d'affaires peut avoir besoin», explique Abramson. Il est fan de CloudOn, une application gratuite qui transfère l'intégralité de la suite Microsoft Office de son ordinateur principal à sa tablette.

Abramson et Strom conviennent que tout le monde a besoin d'une tablette et d'un clavier portable pour éviter de trimballer un ordinateur de 5 livres. Pourquoi? Écran plus grand que les smartphones et saisie d'informations plus facile lors des interactions avec les clients. Bien sûr, la projection d'une image de pointe avec une tablette ne fait pas de mal non plus!

Pour moins de 400 $, Les tablettes iPad (1, 4 livres), iPad Mini (moins de 11 onces) et Kindle Fire (14, 6 onces) permettent aux travailleurs de transporter facilement des outils de communication, des recherches et des documents. Microsoft 8 Surface (2 livres) commence autour de 900 $ mais fonctionne Logiciel Windows 8 Professionnel et n'a aucune limitation sur les logiciels. Bien sûr, avant d'ajouter des programmes de contournement d'octets à n'importe quel appareil, assurez-vous qu'il a une vitesse de traitement et une capacité de stockage adéquates. SUCCÈS l'expert en technologie Tim Gideon recommande de consulter PCMag.com, TheVerge.com et CNET.com pour obtenir des conseils sur les produits.

Les communications

De l'appel à la messagerie en passant par la réunion, la technologie maintient les bureaux virtuels connectés.

Une partie de la vie quotidienne dans le futur de la science-fiction, les appels vidéo se sont faufilés dans le courant dominant avec peu de fanfare. Skype propose une vidéoconférence, où des collègues virtuels se rendent face à face (mais à des kilomètres l'un de l'autre), se consultent les ordinateurs de bureau et enregistrent les sessions pour référence future. Les employés apprécient également sa messagerie instantanée, qui leur permet de communiquer rapidement sur tout, de l'assistance au projet aux mises à jour de statut.

Le Skyping d'ordinateur à ordinateur est gratuit. Les mises à niveau, telles que le chat vidéo avec une ligne fixe ou un téléphone portable depuis votre ordinateur, sont de 2, 99 $ à 13, 99 $ par mois.

Les atouts de Skype sont les appels téléphoniques et les conférences de groupe simples. Pour un levage plus lourd, pensez à GoToMeeting (49 $ / mois pour un maximum de 25 participants), MeetingBurner (gratuit à 99, 95 $ / mois) et WebEx (gratuit à 89 $ / mois). Ces programmes robustes permettent le partage de la souris et du clavier pour modifier les données sur les ordinateurs des autres, ce qui est pratique pour les démonstrations et la création de webinaires. Pour vous aider à décider, consultez les avis sur CNET.com, PCMag.com et TheVerge.com.

Yammer est un service de bureau qui remplace le babillard du bureau. Considérez-le comme un centre de médias sociaux privé où les travailleurs peuvent publier des mises à jour sur leur localisation («Sur place chez le client» ou «Chez le médecin jusqu'à midi, répondra après»). Les membres de l'équipe l'utilisent pour collaborer et réviser des idées - ou simplement échanger des nouvelles avec des officiers, un peu comme un échange privé sur Twitter ou Facebook.

Basic Yammer est gratuit; c'est 8 $ / mois par utilisateur pour un forfait qui permet au personnel de collaborer, de communiquer et d'accéder aux informations de l'entreprise en toute transparence, quel que soit l'endroit.

Le libre Le service Google Voice peut remplacer les téléphones portables émis par l'entreprise, explique Strom. Google Voice émet un numéro de téléphone et les appels peuvent être dirigés vers d'autres lignes selon les besoins et à des heures facilement changeantes. Par exemple, si les employés font tourner la couverture téléphonique pendant la journée, un numéro Google Voice peut être programmé pour sonner sur les téléphones personnels de divers employés comme prévu. «Les employés n'ont pas à donner de numéros de téléphone personnels et vous n'avez pas à vous soucier des règles de transfert complexes», explique Strom. La messagerie vocale est envoyée à un seul endroit.

Stockage et collaboration dans le cloud

Google Docs, Dropbox, Microsoft Office 365, Box.com, iCloud d'Apple et SkyDrive sont des options de partage et de stockage de documents basées sur le cloud, ce qui signifie que les données résident sur des serveurs distants et non locaux. L'essentiel est que les fichiers volumineux - feuilles de calcul, images, tout - peuvent être glissés et déposés dans un seul endroit où collègues, clients ou fournisseurs peuvent afficher, modifier et / ou enregistrer. Les fichiers sont accessibles à tout moment, n'importe où, avec n'importe quel appareil, par les destinataires qui ont obtenu l'accès. Plusieurs personnes peuvent afficher un document simultanément. «Vous pouvez partager des fichiers énormes rapidement et facilement et ne pas avoir à vous soucier de la sauvegarde», explique Strom.

Google Docs est gratuit. Dropbox est gratuit pour les 18 premiers gigaoctets par mois de stockage utilisé, mais beaucoup de gens avertis paient volontiers pour l'éther immobilier - 9, 99 $ à 49, 99 $ / mois à 499 $ / an (pour plusieurs utilisateurs) jusqu'à 500 Go. Microsoft Office 365 coûte 6 $ / mois par employé (jusqu'à 25 personnes). Box.com est gratuit pour les forfaits de base pour les particuliers; il est de 15 $ et plus par utilisateur et par mois pour les groupes de trois personnes ou plus utilisant plus de 50 Go par mois de stockage. ICloud d'Apple est gratuit jusqu'à 5 Go, puis 20 à 100 $ par an, selon la capacité. SkyDrive est gratuit jusqu'à 7 Go et 10 $ à 50 $ par an pour plus de stockage.

Au début, vous pouvez probablement vous en tirer avec les cadeaux, mais selon le type ou la taille de votre entreprise, vous pourriez avoir besoin de plus de stockage ou d'un outil de collaboration plus sophistiqué. (La société de trois personnes de Lesonsky utilise des services Microsoft Office 365 gratuits et payants.)

Gestion de projet

Les systèmes de gestion de projet en ligne sont cruciaux pour la collaboration virtuelle. Les programmes incluent Clarizen (24, 95 $ / mois par utilisateur), Zoho Projects (gratuit à 35 $ / mois par utilisateur) et Basecamp (1 $ à 5 $ / jour par utilisateur). Les trois aident à la planification ainsi qu'au partage, à l'organisation et à la modification des documents; ils offrent des essais libres.

Pour rester organisée, Natalie Harper de l'Alberta, basée au Canada, Harper PR utilise Asana (gratuit pour jusqu'à 30 membres, puis 100 $ / mois à 800 $ / mois). Son organiseur de liste de tâches rationalisé «garantit que je ne laisse pas tomber le ballon.… J'ai récemment embauché mon premier employé, qui travaille également à domicile. Je l'ai ajoutée à Asana afin que nous puissions collaborer et continuer à travailler avec près d'une douzaine de projets à tout moment. »

Comptabilité

Augmentez l'efficacité comptable avec un système basé sur le cloud. «Maintenant que j'utilise FreshBooks (gratuit à 39, 95 $ / mois) pour mon suivi du temps, la comptabilité et la facturation, je peux tout faire facilement en ligne», explique Harper.

Les autres programmes de gestion des dépenses basés sur le cloud incluent ExpenseCloud (gratuit à 399 $ / mois), ExpenseWatch (commence à 16 $ / mois par utilisateur), Invoicera (19, 95 $ à 99, 95 $ / mois) et Sage One (29 $ / mois). Les deux derniers vous aident également à facturer et à suivre les paiements.

Emma Johnson et Rieva Lesonsky sont les rédactrices contributrices de SUCCESS . Johnson a écrit «Win the SEO Game» en avril et crée le département «How To» dans chaque numéro. Lesonsky, PDG de GrowBiz Media et SmallBizDaily.com, a couvert les outils de vente et de marketing en mai.